Isännöinnin ja kiinteistöhuollon kilpailutus – opas taloyhtiöille
Isännöinnin ja kiinteistöhuollon kilpailutus tarkoittaa sitä, että taloyhtiö pyytää tarjoukset isännöintipalvelusta ja/tai kiinteistöhuollosta useammalta palveluntarjoajalta ennen sopimuksen tekemistä tai uusimista. Koska molemmat ovat taloyhtiölle jatkuvia, pitkäaikaisia palveluita, hyvin tehty kilpailutus voi tuoda merkittäviä säästöjä koko taloyhtiön hoitovastikkeeseen vuosittain.
Miksi taloyhtiön kannattaa kilpailuttaa nämä palvelut?
Isännöinti- ja kiinteistöhuoltosopimukset jatkuvat usein vuodesta toiseen ilman, että hallitus tarkistaa, vastaako hinta enää markkinatasoa. Koska molemmat palvelut vaikuttavat suoraan jokaisen osakkaan maksamaan hoitovastikkeeseen, säännöllinen kilpailutus on osa hallituksen taloudellista vastuuta taloyhtiötä kohtaan.
Isännöinti vai kiinteistöhuolto?
Nämä ovat kaksi eri palvelua, jotka voidaan kilpailuttaa erikseen tai joskus samalta toimijalta:
- Isännöitsijän kilpailutus – taloudenhoito, kokousten valmistelu, sopimusten hallinta ja viestintä osakkaiden kanssa.
- Kiinteistöhuollon kilpailutus – kiinteistön käytännön hoito: siivous, lumityöt, pihanhoito ja tekniset huoltotehtävät.
Taloyhtiön omistusasunnon myynnin yhteydessä myös kiinteistönvälittäjän kilpailutus kannattaa tehdä samalla periaatteella.
Näin taloyhtiö kilpailuttaa isännöinnin tai kiinteistöhuollon
- Hallitus valmistelee tarjouspyynnön, jossa kuvataan taloyhtiön koko, nykyiset palvelut ja toivottu palvelutaso.
- Tarjouspyyntö lähetetään useammalle palveluntarjoajalle samoilla tiedoilla, jotta tarjoukset ovat vertailukelpoisia.
- Tarjouksia vertaillaan hinnan lisäksi palvelun sisällön, referenssien ja sopimusehtojen perusteella.
- Päätös viedään yhtiökokoukselle tai hallituksen valtuuksien mukaisesti taloyhtiön yhtiöjärjestyksen ja päätöksentekokäytännön mukaisesti.
- Uusi sopimus solmitaan huomioiden vanhan sopimuksen irtisanomisaika, jotta palvelussa ei tule katkoja.
Mitä kannattaa tarkistaa ennen päätöstä
- Palvelun sisältö tarkasti – mitä isännöinti- tai huoltosopimus kattaa ja mitä veloitetaan erikseen lisätöinä.
- Sopimuksen kesto ja irtisanomisaika.
- Referenssit muista, kokoluokaltaan samankaltaisista taloyhtiöistä.
- Tavoitettavuus ja reagointiaika häiriötilanteissa (esim. vesivahinko tai lämmityskatko).
Usein kysytyt kysymykset
Kuka päättää isännöinnin kilpailuttamisesta taloyhtiössä?
Käytännössä hallitus valmistelee kilpailutuksen ja tekee esityksen, mutta merkittävät sopimuspäätökset viedään usein yhtiökokoukselle, riippuen taloyhtiön yhtiöjärjestyksestä ja päätösvallan jaosta.
Kuinka usein isännöinti kannattaa kilpailuttaa?
Esimerkiksi muutaman vuoden välein, tai aina kun nykyiseen palveluun ollaan tyytymättömiä tai sopimuskausi on päättymässä.
Sivun tiedot perustuvat yleisiin, Suomen taloyhtiöiden hallinnossa voimassa oleviin periaatteisiin. Tarkista aina taloyhtiön oman yhtiöjärjestyksen ja isännöintiliiton ajantasaiset ohjeet.